Konzentriert und effizient arbeiten

Unser Alltag ist voller Ablenkungen. Viele sind uns gar nicht bewusst. Sei es das „Aufploppen“ der Info, dass eine Mail eingegangen ist, das Vibrieren des Handys, die 1000 Notizzettel auf dem Schreibtisch oder – man mag es gar nicht glauben – die netten kleinen Dekoartikel, die den Arbeitsplatz persönlich und freundlich gestalten sollen. All das lenkt uns ab und nicht umsonst widmen sich sämtliche Ratgeber in Sachen konzentriertem, effektivem und effizientem Arbeiten der Fragen, wie wir diese minimieren. Dazu in einem weiteren Blogartikel mehr.

Dass uns Telefonate oder die Fragen von Kollegen aus unserer Arbeit herausreißen und unsere Gedankengänge harsch unterbrechen ist uns bewusst. Dass manche Ideen allein dadurch nie Wirklichkeit wurden, weil wir diese durch derartige Unterbrecher glatt für immer vergessen haben, ahnen wir vielleicht. Wie gravierend diese Unterbrecher auf sich auf unserer Effizienz auswirken haben inzwischen diverse wissenschaftliche Studien untersucht. So wurde aufgezeigt, dass viele Menschen im normalen Büro-Alltag im Durchschnitt alle 11 Minuten unterbrochen werden. Es braucht im Schnitt etwa 25 Minuten, bis sie nach einer Unterbrechung zu ihrer ursprünglichen Aufgabe zurückkehren. Die Gedanken zu sammeln und wieder an den Punkt der Aufgabe vor der Unterbrechung zurückzukehren dauert ca. 8 Minuten. Bleiben nur noch 3 Minuten bis zur nächsten Ablenkung. Ineffizienter geht es nicht!

Wie können wir für mehr Effizienz und Konzentration sorgen?
Das Zauberwort heißt: Störungsfreie Arbeitszeiten schaffen. Aber wie?

Tipp 1:
Telefon und Handy AUS!
Oder in Absprache – auf Kollegen oder die Zentrale umleiten. Wo das nicht möglich ist, hilft ein Service wie der von smile!

Tipp 2:
Alle Benachrichtigungen über eingehende Mail oder Messages jeglicher Art auf allen Geräten abschalten oder auf stumm schalten. Kein Aufpoppen. Kein Blinken. Kein Pling. Am besten auch kein sich verfärben des Icons auf der Taskleiste.
Richten Sie sich für das proaktive Abrufen von Nachrichten feste Zeitfenster im Laufe Ihres Arbeitstages ein, aber lassen Sie sich nicht durch Benachrichtigungen über Nachrichten ablenken!

Tipp 3:
Treffen Sie Verabredungen mit Kollegen und Vorgesetzen über feste störungsfreie Arbeitszeiten für sich und erlauben Sie sich ein entsprechendes Hinweisschild an ihrer Bürotür oder Ihrem Bildschirm. Bitten sie die Kollegen und Vorgesetzten, dieses zu respektieren.

In anderthalb bis zwei Stunden ungestörter Arbeit schaffen Sie locker das, wofür Sie sonst manchmal einen ganzen Tag brauchen. Erledigen Sie in dieser Zeit, ihre wichtigsten Aufgaben. Danach können Anrufer zurückgerufen werden, Kollegen auf Sie zukommen, Mails gelesen und beantwortet werden – what ever.

Drei Veränderungen, die einen großen Unterschied machen.
Testen Sie es!